クライストチャーチ 日本人プレイグループ ひよこ丼

各係の活動内容

ひよこ丼は、代表と複数の係で運営されます。各係の活動内容を知っておくと、何か困った

ことがあった際、担当の係に相談することができます。相談や要望を風通しよく伝えると、

1人1人の意見が生きる楽しい会になり、会全体のスムーズな運営ができます。

★のついた係は当番がありません。

★代表★(4人)
Eメールの送受信、Webの管理

*プレイグループの健康と安全チェックを行う。(毎回用、タームに1回用)
ひよこ丼運営、総管理、及び、窓口
MOEとの連絡(セミナーの案内、定例会出席人数の報告など)
会計、申請係とのミーティング(アクティビティーや行事の決定、補助金申請等の検討、及び、決議)
*書類の整理(過去の出席簿/入会申込書/収支報告、お金に関する議事録のみ7年間保存/アクティビティー表)
*各係、先生への連絡
*ひよこ丼全体の運営システム改善の提案、決議

*定例会での進行管理、及び、連絡事項の伝達
*施設との交渉、セッションのスケジュールの連絡(施設、その他食品)

施設へセッションの予約(ターム毎、所定の予約フォームより)
外部からの手紙の受け取り、内容の確認
*来訪者、見学者、新入会員の対応
*名簿、緊急連絡先簿、出席簿の作成、管理
*アクティビティー予定表の手配、作成

*おもちゃ洗浄チェック表(年一回)、当番チェックリスト(ターム毎)の作成→受付<緑のバインダーに綴じ、会員さんにチェックしてもらう。
*図書備品係と相談の上、予算に応じて新しい図書・備品の購入
*定例会後、会場内の最終チェック(ごみ捨て、忘れ物、施錠)

*WEB編集
*WEBアルバムのURL、ウェブサイト(フォトギャラリー)をアップデートする。

補助金の申請書作成
*補助金関連のセミナー参加($5/回相当の交通費支給)

 

★会計(あさみさん)★
*月々の支払い(賃貸料など)
*会費(カジュアル会費を含)、おでかけの参加費などの集金、入金、及び、バンキング
*会員が立て替えた代金の支払い
*イベントやおでかけの際の支払い
*領収書の発行(代表が行う)
*予算作成
*決算報告(MOE、その他のファンド)
*購入後のアイテムを備品係に報告

   

 ★先生係★
*アクティビティーの際の先生の補助、準備の手伝い
*子供たちの前で体操・ダンス
*お誕生会(卒会)のメダル作成と当日の準備

*音楽(MP3)の用意  

*マイクに入っている電池の充電 

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 下記、イベント係、おでかけ係、図書備品係は、「ひよこ丼活動記録用紙」に、活動内容と感想・反省点などを忘れず記入ください。

現会員さんがこうした記録を残すことによって、将来の会員さんがわからないことがある時に参考にできますので、できるだけ詳細をお願いします。


イベント係
*謝恩会、クリスマス会の企画、手配

*ゲスト・アトラクションがある場合はその手配及び交渉
*避難訓練(火事もしくは地震。最低年4回、内1回抜き打ち)

*First Aid(最低年1回 4月頃)の企画、手配

*お餅つき会の手伝い 

*レディースナイトの企画 

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おでかけ係
*おでかけの企画バストリップ、ジムナスティック、A&Pショウ Japan dayなど)

 手配(料金の確認、予約、交通機関の手配など) 

おでかけの参加希望者の募集、管理

*お餅つき会の企画、運営

 

  

図書備品係
*図書台帳、図書(本・DVD)の管理 

図書の整理整頓、棚卸し
*破損した図書の修繕、映りの悪いDVDの破棄
*新入会員への図書貸し出しについての案内
*予算に応じ、新しい図書の購入
*貸し出し記録用紙、ボールペンの補充
*新年度のみ、使用済み貸し出し記録用紙1年分のファイリング

図書リストへ、寄付や新しい図書の記入、廃棄した図書の削除をする 
*寄付や新しい図書には、図書番号を記入したシールと、対象年齢別の色シールを貼る 

新本には透明ブックカバーを、色シールをつけた寄付本にはその部分に透明カバーを貼る 

*備品台帳、備品の管理(会計係からの報告を受けた備品項目を随時更新) 
*備品の整理整頓、棚卸し

*破損した備品の修繕、修繕不可能な備品の破棄
*文房具やコーヒーなど消耗品の購入、補充

おもちゃ洗浄チェック表の確認 
 

2015年度玩具等の洗浄計画.pdf
PDFファイル 223.3 KB
洗浄品目詳細表(運営マニュアル用).pdf
PDFファイル 448.8 KB